Overhead

Het doel van overheadfuncties is om op een effectieve en efficiënte manier de beleidsprogramma’s te ondersteunen.

Wat is overhead?
Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van het primaire proces. Overhead bestaat uit:

• Leidinggevenden primair proces (projectleiding valt hier buiten).
• Managementondersteuning primair proces.
• Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen gemeentelijke organisatie.
• Personeel en organisatie.
• Inkoop, inclusief aanbesteding en contractmanagement.
• Communicatie: interne en externe communicatie, uitgezonderd klantcommunicatie.
• Juridische zaken (uitgezonderd bezwaar- en beroep en primaire taken als vergunningverlening).
• Informatievoorziening en automatisering.
• Facilitaire zaken en huisvesting, inclusief beveiliging.
• DIV: documentatie en informatievoorziening.
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning.

Belangrijkste resultaten in 2019

Sturing op overhead
Zonder overhead kan de gemeente haar taken niet uitvoeren. Tegelijkertijd is het zaak de efficiency van de overheadfunctie voortdurend te monitoren en indien nodig aan te passen.
In 2019 is de sturing op Overhead verder verbeterd en het eigenaarschap versterkt. Dat is gedaan door verwachte tekorten als gevolg van knelpunten uit het verleden van oplossingsrichtingen te voorzien: er zijn verschillende businesscases op het vlak van bedrijfsvoering in uitvoering genomen. Daarnaast is de verantwoordelijkheidsverdeling nader ingevuld door expliciet duidelijk te maken welke dienst verantwoordelijk eigenaar is voor welk onderdeel binnen overhead. Ook is de informatievoorziening versterkt door periodieke verdiepende analyses op overhead op te stellen en te bespreken, gericht op inhoudelijke en financiële bijsturing gedurende het begrotingsjaar.
Tenslotte is gestart met een strategische agenda met verbeteracties voor de bedrijfsvoering.

Bekostigingsmodel bedrijfsvoering
In 2019 is het (intern) bekostigingsmodel van de bedrijfsvoering aangepast. De onderliggende waarden zijn: vertrouwen, eenvoud, transparantie, behoud van juiste prikkels en het voorkomen van perverse prikkels. Deze aanpassing heeft tot een aanzienlijke daling van het aantal (interne) facturen geleid. Daarbij zijn afspraken gemaakt over de kwaliteit en kwantiteit van de interne dienstverlening. Deze zijn vastgelegd in interne dienstverleningsafspraken en een producten- en dienstencatalogus.
In 2019 heeft deze systematiek implementatietijd en incidentele implementatiekosten gevraagd binnen de organisatie.

Masterplan IT
De gemeentelijke organisatie is sterk afhankelijk van een goed functionerende IT-infrastructuur. Een IT-basis die op orde is, is een harde randvoorwaarde voor de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering, het kunnen uitwisselen van informatie met ketenpartners en voor het informatiegestuurd en datagedreven werken. De huidige gemeentelijke IT-infrastructuur wordt vervangen. De basis op orde is cruciaal om continuïteit te bieden en de ambities op het gebied van dienstverlening en digitalisering mogelijk te maken. Om dat te realiseren is het Masterplan IT opgesteld. Voorafgaand aan het Masterplan IT bestond de noodzaak om in 2018 en 2019 te investeren binnen het domein ‘Werkplek’ (onder meer de migratie van Windows 7 naar Windows 10). Vanwege de inhoudelijke raakvlakken is besloten om dit traject in het Masterplan IT onder te brengen. Dit Masterplan IT geeft invulling aan de noodzakelijke vernieuwing en loopt tot en met 2023. In 2019 is besluitvorming voorbereid over de financiering en governance van het Masterplan IT, die in 2020 aan de raad zal worden voorgelegd.

Beleidsindicatoren
Op grond van het besluit begroting en verantwoording (BBV) zijn gemeenten gehouden de beoogde en gerealiseerde maatschappelijke effecten van de verschillende programma’s toe te lichten aan de hand van beleidsindicatoren. Voor Overhead betreft het de onderstaande indicator:

Het percentage overhead betreft de overheadkosten gedeeld door het totaal saldo van de lasten (exclusief toevoegingen aan reserves). De indicator is hoger uitgevallen dan opgenomen in de begroting 2019 (9,3%) omdat in de begroting 2019 abusievelijk de baten van de Haeghe Groep waren opgenomen. In de actualisatie van de begroting 2019 (RIS 304042) dit gecorrigeerd.