Onderhoud kapitaalgoederen

Beleidskader
De gemeente is verantwoordelijk voor het optimaal inzetten van haar vastgoed ter uitvoering van bestuurlijk vastgestelde doelen. De gemeente draagt zorg voor efficiënte en gemeentebrede beleidsvorming op het gebied van ontwikkeling en realisatie, beheer en inzet van het gemeentelijk vastgoed. Het planmatig laten uitvoeren van eigenaaronderhoud is hier een belangrijk onderdeel van. Het streven is om aan alle panden onderhoud uit te voeren conform een éénduidige systematiek. Daarbij wordt in principe een strikte scheiding tussen het eigenaaronderhoud en het huurdersonderhoud gemaakt, conform het Burgerlijk Wetboek. De gemeente is op basis hiervan uitsluitend verantwoordelijk voor het laten uitvoeren en bekostigen van het eigenaaronderhoud. Daar waar de gemeente zelf ook gebruiker is, geldt uiteraard dat de gemeente ook het gebruikersonderhoud verzorgt.

De gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt onderhouden conform de methodiek van conditie gestuurd onderhoud (NEN2767). In deze systematiek wordt gekeken naar de staat van de afzonderlijke bouwelementen. Afhankelijk van de conditie wordt er een kwaliteitsscore aangegeven van 1 (uitstekend) tot 6 (zeer slecht).

In de op 20 februari 2014 door de gemeenteraad vastgestelde ‘Nota Vastgoed’ (RIS 269126) is beschreven dat het streven is om voor panden die structureel onderdeel uitmaken van de vastgoedportefeuille de conditiescore minimaal op niveau 3 (redelijk) te krijgen en/of te houden en per bouwelement in te grijpen wanneer conditie 4 (matig) wordt geconstateerd. Per pand kan er afhankelijk van het toekomstperspectief, locatie en representativiteit op bouwdeelniveau gedifferentieerd worden in het kwaliteitsniveau van onderhoud. De meerjarige onderhoudsplannen (MOP’s) worden per object periodiek geactualiseerd.

Verduurzaming Meerjaren Onderhoudsplannen
Reguliere verduurzamingsmaatregelen worden op natuurlijke vervangingsmomenten uitgevoerd zoals bijvoorbeeld het isoleren van een dak wanneer de dakbedekking vervangen moet worden, of vervanging door energiezuinigere installaties. Dit betekent dat bij de periodieke inspecties van panden tevens de energetische staat van het pand in beeld wordt gebracht en wordt opgenomen in de Duurzame Meerjaren OnderhoudsPlannen (DMOP’s). Met deze informatie kunnen vanuit de DMOP verduurzamingsscenario’s onderzocht worden. Geplande onderhoudswerkzaamheden met verduurzaming als neveneffect worden gefinancierd vanuit de DMOP, overige verduurzamingsmaatregelen worden uit daarvoor specifiek beschikbaar gestelde middelen gefinancierd. De DMOP ondersteunt de opgave het vastgoed conform de gemeentelijke doelstellingen versneld transitie klaar te maken. Geconstateerd wordt dat door de gewenste versnelling maatregelen vooruit getrokken worden waardoor de reserve versneld uitgeput raakt. De aanpak voor de energietransitie staat in hoofdlijnen beschreven in de paragraaf vastgoed.

Financieel resultaat 2019

Door het gemeentelijk vastgoed als één complex te beschouwen, kunnen schaal- en efficiencyvoordelen behaald worden. Bij het vaststellen van de begroting 2018-2021 zijn de onderhoudsvoorzieningen komen te vervallen. Randvoorwaarden zijn dat alle middelen in de bestaande exploitatie die bestemd zijn voor onderhoud hiervoor beschikbaar blijven en als één budget gezien mogen worden. Om de systematiek goed te laten functioneren is één (gemaximeerde) gemeentebrede reserve voor eigenarenonderhoud vastgoed ingesteld waarmee de jaarrekeningresultaten verrekend kunnen worden. De gemeente heeft hiermee een buffer om grote (niet voorziene) pieken en dalen op te vangen in de (structurele) onderhoudslasten. De gemaximeerde bovengrens van de reserve is op € 4,5 mln gesteld. Daarmee is het onderhoud voor de komende jaren geborgd en kan ervaring met het nieuwe systeem worden opgedaan. In 2019 was in totaal een realisatie van € 13,9 mln geraamd. Dat is een geraamde overbesteding t.o.v. het structurele budget (€ 9,8 mln) van € 4,1 mln. Deze wordt gedekt door een onttrekking aan de reserve onderhoud (raming € 1,9 mln) en incidentele bijdragen van € 2,2 mln. De werkelijke uitgaven waren in 2019 € 0,8 mln. lager dan begroot. Deze lagere gerealiseerde uitgaven van € 0,8 mln worden gedoteerd aan de hiervoor beschikbare reserve onderhoud vastgoed.

Onderstaande tabel geeft het verschil weer tussen het onderhoudsbudget obv de meerjarenonderhoudsplanning voor 2019 en de werkelijke uitgaven in 2019 (=Financieel resultaat)

N.B.:         
Het onderhoud op programma Stadsontwikkeling en Wonen wordt voornamelijk bekostigd uit de reserve Strategisch vastgoed. Omdat dit vastgoed tijdelijk in beheer is zijn er geen structurele onderhoudsmiddelen beschikbaar (muv de woonwagenlocaties).

Afwijkingingen op Meerjarenonderhoudsplan (MOP)
Voor alle objecten die in gemeentelijk beheer zijn met een verwachte beheertermijn van minimaal vijf jaar is een meerjaren onderhoudsplanning opgesteld. Deze planning fluctueert van jaar tot jaar en wijkt daardoor in principe altijd af van het structurele onderhoudsbudget dat elk jaar gelijk is. In 2019 is in sprake van een onderbesteding t.o.v. de begroting van € 0,8 mln.

Onder- en overbestedingen ten opzichte van de begrote uitgaven zijn in als volgt te verklaren:
Met name bij grotere onderhoudswerkzaamheden kunnen de werkzaamheden in het lopende jaar in gang worden gezet maar vindt de uitvoering en facturering grotendeels plaats in het volgende jaar. Daarnaast kan op grond van de conditie van het betreffende element besloten worden de werkzaamheden eerder of later uit te voeren. Andere overwegingen bij vervroegd of uitgesteld onderhoud hebben te maken met efficiency in uitvoering zodat werkzaamheden gelijktijdig uitgevoerd kunnen worden. Op deze wijze wordt overlast bij gebruikers van panden beperkt en worden kosten bespaard. Dit geldt ook voor panden uit de kernportefeuille waar in het kader van verduurzaming maatwerkrapporten worden opgesteld en behalve onderhoud tevens geïnvesteerd wordt in verduurzamingsmaatregelen. Tot slot kan er sprake zijn van onvoorzien onderhoud en calamiteiten. Per pand wordt daar jaarlijks een klein bedrag voor gereserveerd voor het verhelpen van bijvoorbeeld daklekkages. Het komt echter ook voor dat elementen die normaal gesproken tijdens de levensduur van een pand niet vervangen hoeven worden toch gebreken vertonen en herstel of volledige vervanging toch noodzakelijk is. Ook is gebleken dat vaak na het opstellen van de begroting nog verschuivingen plaats vinden in de MOP waardoor prestatie en facturatie pas in een volgend jaar plaatsvinden.

Naast de bovengenoemde algemene verklaring van verschillen onderstaand een verklaring voor de grootste verschillen ten opzichte van de planning 2019 per programma. Alleen programma’s met een afwijking groter dan € 100.000 worden toegelicht.    

05 - Cultuur en Bibliotheek
De onderbesteding van € 104K wordt met name veroorzaakt door:
Willem Dreespark 312 – een onderbesteding van €33K ten gevolge van uitgestelde aanbesteding door onvoldoende inschrijvingen.
Weimarstraat 67 – onderbesteding €57K door onderbezetting en zijn de werkzaamheden doorgeschoven naar 2020.

06 - Onderwijs
De onderbesteding van € 129K wordt met name veroorzaakt door:
De opdracht voor het vervangen van de buitenkozijnen aan de Kokosnootstraat 84 is nog niet volledig afgerond.

10 – Sport
De onderbesteding van € 111K wordt met name veroorzaakt door:
Werkzaamheden aan het dak van de Colensostraat 2 zijn verschoven naar 2020. De reden hiervoor is dat de uitvoering plannings technisch niet in te passen was.

Overhead
De onderbesteding van € 286K wordt met name veroorzaakt door:
Abusievelijk zijn de kosten voor verduurzaming in de planning tlv het budget voor onderhoud terecht gekomen ipv tlv investering in duurzaamheid. Bij de opdrachtverstrekking zijn deze kosten €260K wel als investeringskosten geboekt.