Bedrijfsvoering

De inkoopuitgaven (spend) van de gemeente Den Haag die door de inkooporganisatie te beïnvloeden zijn, beslaan met circa € 887 mln. ongeveer 1/3 van de gemeentelijke begroting.  Door deze omvang vormt inkoop een belangrijk sturingsinstrument om gemeentelijke maatschappelijke doelen te realiseren. Doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop staan hierbij voorop.

Inkoop algemeen
In 2019 is onder meer het volgende gedaan en bereikt:

• Er is een Kadernota Inkoopbeleid ontwikkeld en mede op basis daarvan is het Actieprogramma Maatschappelijk Verantwoord Inkopen geactualiseerd. Deze stukken zullen in de eerste helft van 2020 aan de raad worden verzonden;
• Het inkoopportaal is geactualiseerd, waardoor de opdrachtgevers beter ondersteund worden over hoe ze doelmatig en rechtmatig kunnen inkopen. Daarnaast zijn bij interne opdrachtgevers presentaties gehouden over het inkoopbeleid en – proces;
• Het gemeentebreed kader voor contractregistratie en –beheer is vastgesteld en de implementatie van het kader is opgepakt;  
• Er is een gemeentebrede inkoopdiagnose opgesteld, waarin verschillende relevante inkooponderwerpen worden geanalyseerd;
• De Tenderboard Bedrijfsvoering is opgericht. Er zijn nu Tenderboards voor alle drie de domeinen (sociaal domein, fysiek domein en bedrijfsvoeringsdomein);
• Er zijn twee pilots gestart om het aanvraag-tot-betalen proces te vergemakkelijken en verbeteren. Daarbij wordt ook de mate waarin de interne richtlijn voor het aanmaken van inkooporders wordt toegepast, verbeterd. Op basis van de resultaten van de pilots zal de beste aanpak worden uitgerold in de rest van de organisatie.

Spendanalyse
De spend van de gemeente over 2019 bedraagt circa € 887 mln. verdeeld over 11.072 leveranciers. De spend is als volgt opgebouwd over productcategorieën:

*Dit bedrag verschilt van het bedrag externe inhuur dat vermeld wordt in de paragraaf personeelsbeleid, omdat een deel van de inkoopuitgaven voor externe inhuur niet voorzien is van een inkooporder. Daardoor is het bedrag in deze tabel lager dan dat in de paragraaf personeelsbeleid.
**Van de 11.072 unieke leveranciers, hebben een aantal leveranciers producten of diensten geleverd in meerdere productcategorieën, waardoor deze meerdere malen worden geteld.

In 2019 zijn door de inkooporganisatie 85 aanbestedingsprocedures met een opdrachtwaarde boven de
€ 221.000  afgerond.

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Met de uitvoering van het in 2018 opgestelde Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI), levert inkoop een bijdrage aan de gemeentelijke beleidsdoelen:

• Sociaal inkopen (inclusief Social Return On Investment) zorgt ervoor dat meer mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk komen;
• Duurzaam en circulair inkopen leidt tot minder uitstoot van CO2, een betere luchtkwaliteit en een beperking van ons grondstoffengebruik;
• Innovatiegericht inkopen zorgt voor betere en innovatieve oplossingen;
• MKB-vriendelijk inkopen leidt tot versterking van de regionale economie;
• Internationale sociale voorwaarden moeten waarborgen dat onze producten onder fatsoenlijke arbeidsomstandigheden en zonder kinderarbeid elders zijn gemaakt.

De volgende figuur laat zien in hoeverre MVI is toegepast bij de aanbestedingsprocedures met een opdrachtwaarde boven de € 221.000  afgerond.

Bij circa 28% van alle aanbestedingsprocedures (24) is geen invulling aan MVI-beleidsdoelen gegeven;
Bij circa 72% van alle aanbestedingsprocedures (61) is aan tenminste één MVI-beleidsdoel invulling gegeven.

Social Return On Investment
Bij ruim 56% van alle aanbestedingsprocedures (48) was sprake van social return on investment. De gemeente doet op verschillende manieren aan social return on investment. Meer informatie hierover is terug te vinden in programma werk en inkomen onder social return.

Internationale Sociale Voorwaarden (ISV)
Bij ruim 3% van alle aanbestedingsprocedures (3) was sprake van toepassing van de ISV. Dit lijkt weinig, maar valt te verklaren doordat slechts enkele inkoopcategorieën als risicocategorie zijn aangemerkt en ISV enkel van toepassing is op risicocategorieën.  

Duurzaam inkopen
Bij circa 46% van alle aanbestedingsprocedures (39) was sprake van duurzaam inkopen, waarvan 2 keer door middel van circulair inkopen. Er is verder gewerkt aan de implementatie van het Betonakkoord dat gericht is op de stapsgewijze verduurzaming van beton, de verduurzaming van het transport als gevolg van de gemeentelijke inkoop en de inkoop van schoon bouwmaterieel.

Innovatiegericht inkopen
Bij ruim 7% van de aanbestedingsprocedures (6) was sprake van innovatiegericht inkopen. Daarnaast is in 2019 het volgende gedaan en bereikt op het gebied van innovatiegericht inkopen:

• Er zijn opleidingen en trainingen afgerond voor beleidsmakers, inkopers en opdrachtgevers over  mogelijkheden en innovaties in de markt ter voorbereiding op aanbestedingen;
• Na de succesvolle eerdere sessie van ‘Meeting the Market’ is op 18 juni 2019 een ‘Meeting the Water Market’ georganiseerd. Hier gingen opdrachtgevers en beleidsmakers met ondernemers in gesprek op zoek naar vernieuwende oplossingen voor actuele vraagstukken die een raakvlak met water hebben.

MKB-vriendelijk inkopen
Bij ruim 43% van alle aanbestedingsprocedures (37) was sprake van MKB-vriendelijk inkopen. Hierbij kan gedacht worden aan drempelverlagende maatregelen, perceelindeling en/ of toepassing van de percelenregeling. Deze inspanningen zijn niet onopgemerkt gebleven, in 2019 heeft de gemeente Den Haag de MKB Infra AanbestedingsAward 2019 gewonnen. Deze prijs wordt door MKB Infra om de twee jaar uitgereikt aan de meest MKB-vriendelijke gemeente wat betreft het aanbesteden van infrastructurele werken.