BBV - en andere paragrafen

Bedrijfsvoering

Organisatie en Personeelsbeleid

Portefeuillehouder: Saskia Bruines

Organisatieontwikkeling
2019 kent één omvangrijke reorganisatie; “Den Haag Werkt” is gevormd uit het Werkgeversservicepunt en de Haeghe Groep.
Verder kende de gemeentelijke organisatie geen omvangrijke structuurwijzigingen. We hebben ons bij de doorontwikkeling van de gemeentelijke organisatie gericht op het versterken van de wendbaarheid, het verbeteren van de samenwerking en het optimaliseren van processen.

Bundeling Bedrijfsvoering
In 2019 zijn door de gemeentelijke bedrijfsvoering onderdelen in samenwerking met de kerndiensten verdere stappen gezet, gericht op het bieden van meer kwaliteit, op integraliteit in de bedrijfsvoering en op slimmer werken in het bieden van oplossingen voor het primaire proces en de dienstverlening naar de stad. Onder andere is een producten diensten catalogus opgesteld, zijn er dienstverleningsafspraken met de diensten vastgelegd en doorontwikkeltrajecten per vakdiscipline in gang gezet. De in 2019 uitgevoerde evaluatie van de bundeling van de advies en expertisetaken heeft geleid tot te onderzoeken thema’s voor de verdere ontwikkeling. Deze thema’s zijn input voor een nog op te stellen ontwikkelagenda gericht op versterking van de sturing, het verkrijgen van inzicht en overzicht en samenwerking binnen de bedrijfsvoering en met de kerndiensten. Naast het versterken van de samenhang en het samenspel, wordt er gericht per bedrijfsvoeringsdiscipline (Control/Financiën, Inkoop, P&O, Juridisch, Informatie-management/ICT) gewerkt aan invulling van de doelen van de bundeling. 

Strategisch P&O beleid
In 2019 is in een proces van co-creatie invulling gegeven aan het strategisch P&O-beleid. Hiervoor is gekozen om tot een gedegen en breed gedragen meerjarig beleidskader te komen. De contouren van het beleid tekenen zich op in 5 samenhangende pijlers:

  • modern werkgeverschap;
  • integriteit;
  • passend organiseren;
  • continu ontwikkelen;
  • leiderschapsontwikkeling.

De twee eerste pijlers hebben we in 2019 ingevuld. Begin 2020 worden de drie andere pijlers verder ingevuld.

Modern werkgeverschap
In 2019 is de businesscase Modern werkgeverschap van start gegaan. We willen met ons werkgeverschap gelijke tred houden met de ambities in de stad. Excellente dienstverlening in de stad vraagt om een organisatie die dat mogelijk maakt met het werkgeverschap dat daarbij hoort. Om goed in te kunnen spelen op de opgaven van de stad is het voor de organisatie van belang om geschikt personeel aan boord te krijgen én te houden. We willen daarom een moderne en aantrekkelijke werkgever zijn. We werken hieraan langs de weg van vier opgaven:

  • gezonde organisatie;
  • binden en boeien;
  • leren, ontwikkelen en ambtelijk vakmanschap;
  • diverse en inclusieve organisatie.

De voortgang op de doelen binnen deze opgaven wordt door de board modern werkgeverschap (2019) gemonitord. Dit biedt tevens medewerkers de kans om hun ideeën over hoe we een nóg betere werkgever kunnen worden te komen pitchen. Eind 2019 hebben we het medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd waaraan 73 procent van onze medewerkers  heeft meegedaan. De uitkomsten daarvan kunnen in 2020 leiden tot het leggen van nieuwe accenten in de uitvoering van deze businesscase.  

Diversiteit en inclusie
In 2019 is de focus – naast diversiteit - gelegd op de inclusieve organisatie. We hebben inclusief werven en selecteren verder ontwikkeld, een seminar rondom inclusief leiderschap georganiseerd en de samenwerking tussen de diverse medewerkersnetwerken versterkt. Anoniem solliciteren voor de functieschalen 10-14 hebben we in 2019 gecontinueerd. 
Om te meten hoe de culturele diversiteit binnen ons personeelsbestand is, hebben we deelgenomen aan de pilot barometer “etnische diversiteit” van het ministerie van SZW (in samenwerking met het CBS). Het SER heeft advies gegeven om de barometer “etnische diversiteit” te continueren. We zijn in afwachting van het ministerie van SZW of de barometer wordt voortgezet en voornemens om in dat geval onze deelname te continueren
Diversiteit en inclusie is meegenomen in het medewerkerstevredenheidsonderzoek van 2019.Hoewel de resultaten positief zijn, zien we dat verschillende doelgroepen het gevoel van inclusie in de organisatie anders ervaren. Dit behoeft nader onderzoek en zal deel uitmaken van de vernieuwde aanpak diversiteit en inclusie.

Uitkomsten medewerkersonderzoek
Eind 2019 heeft een medewerkersonderzoek plaatsgevonden. We zijn er trots op dat we als gemeente goed scoren op thema’s als werkplezier en werkgeverschap. Onze medewerkers zetten zich graag in voor de stad Den Haag. In vergelijking met andere 100.000+ gemeenten scoren we bovengemiddeld op werkgeverschap, organisatietrots, organisatierichting, waardering, werktrots en het benutten van talent. We hebben expliciet gevraagd naar thema’s als diversiteit en inclusie en naar integriteit. Medewerkers geven aan zichzelf te kunnen zijn en durven ook voor zichzelf op te komen. Onze organisatie kan zich daarbij meten aan de top 3 in de benchmark grote gemeenten. Dit is een mooi resultaat. Medewerkers geven aan dat verschillende denkbeelden op het werk worden gewaardeerd en dat iedereen eerlijk behandeld wordt. We zien in de verbetering sinds de vorige meting het resultaat van terug van onze inspanningen hierop. Medewerkers geven ook aan dat zij integriteitsdilemma’s goed kunnen bespreken en vertrouwen hebben in de opvolging daarvan.

Het onderzoek geeft tegelijkertijd ook inzicht in een aantal aandachtspunten. We zien bijvoorbeeld dat de samenwerking tussen organisatieonderdelen niet goed loopt en dat de werkdruk door veel medewerkers als te hoog wordt ervaren. Hoewel we goed scoren op sociale veiligheid, is er op sommige plekken sprake van ongewenst gedrag door collega’s. Met deze aandachtspunten gaan we in 2020 aan de slag. 

Verjonging
De gemiddelde leeftijd is in 2019 verder gedaald naar 47,1 jaar.  Het aandeel medewerkers in de leeftijd tot 35 jaar is 20 procent. In 2019 zijn 462 jongeren ingestroomd en hebben we 507 stagiairs een betaalde plek geboden. We zijn in 2019 een aantal onderzoeken gestart waarmee we in 2020 inzicht krijgen hoe we jonge medewerkers kunnen behouden voor onze organisatie.

Vitaliteit
In 2019 is het verzuim verder gestegen (van 5,6% naar 5,9%). We hebben in 2019 de basis gelegd voor een meer duurzame aanpak van verzuim. Hierin hebben we onze aanpak gericht op de vitaliteit en inzetbaarheid van onze medewerkers versterkt met aandacht voor leefstijl, werkplezier en ontwikkeling. Onderdeel van de aanpak waren ook de maatwerkplannen voor de afdelingen met een hoog verzuim. Als derde onderdeel hebben we het verzuim- en re-integratieproces herijkt, gemoderniseerd en AVG-proof gemaakt (conform de Europese privacy wetgeving). We krijgen hiermee 1) sneller zicht op niet-medisch verzuim, 2) kunnen we leidinggevenden beter ondersteunen en 3) versterken we eigenaarschap bij medewerkers voor hun gezondheid en inzetbaarheid. We verwachten op afzienbare termijn resultaat van deze maatregelen.

Vitaliteitspact
In 2019 was de animo voor deelname aan de verlofregeling voor 60-plussers onverminderd groot (133 medewerkers startten in 2019). Deze regeling is onderdeel van het vierjarige vitaliteitspact dat in 2018 van start is gegaan. Het biedt 60-plussers de mogelijkheid om de balans tussen werk enerzijds en rust en andere activiteiten anderzijds aan te passen. Een ander onderdeel van het pact zijn voorzieningen op maat voor medewerkers die belemmerd zijn in hun vitaliteit of inzetbaarheid. Gebruikmaking hiervan door medewerkers is achtergebleven bij de verwachtingen. Daarom hebben we medewerkers, leidinggevenden en P&O-functionarissen in 2019 opnieuw geïnformeerd over deze voorzieningen.

Vacatures en arbeidsmarktcommunicatie
In 2019 is 51 procent van de 1.118 vacatures (576) vervuld, 30 procent was op 31 december nog in behandeling en 19 procent is anders opgelost (bijvoorbeeld door een herverdeling van taken).
Op de vervulde vacatures zijn voor ongeveer de helft interne en de helft externe kandidaten geplaatst. In onze arbeidsmarktcommunicatie hebben we aandacht besteed aan de branding van Den Haag als werkgever en aan jobmarketing. We hebben via onze sociale media-kanalen en werken bij-site een brandingsvideo over het werken voor Den Haag gedeeld en ook een vlog-serie ‘#bakkiedoen met’ waarin onze medewerkers vertellen over hun werk. Daarnaast hebben we drie online wervingscampagnes opgezet voor het Ingenieursbureau, de trainee-programma’s en Veilig Thuis Haaglanden. Afgelopen jaar hebben we ook gebruikt om referral-marketing voor te bereiden waarmee we in 2020 via onze huidige medewerkers nieuwe medewerkers willen gaan werven.

Arbeidsvoorwaarden: normalisering rechtspositie ambtenaren
Het jaar 2019 stond in het teken van de voorbereiding van de invoering van de wet normalisering rechtspositieambtenaren (Wnra). De Wnra is per 1 januari 2020 van kracht geworden. We hebben hiervoor alle procedures, ICT-applicaties, informatiebronnen, werkprocessen en procedures op het gebied van P&O onder de loep genomen en Wnra-proof gemaakt. Alle bestaande rechtspositionele en arbeidsvoorwaardelijke regelingen zijn omgezet naar een personeelsreglement “nieuwe stijl” dat door het college is vastgesteld. De mandaatregelingen zijn aangevuld met privaatrechtelijke volmachtverlening. Per 1 januari 2020 is iedere medewerker op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam bij de gemeente Den Haag. Binnen de gemeente is vanaf deze datum het civiele arbeidsrecht van toepassing op de arbeidsverhoudingen, inclusief de hierbij geldende rechtsbeschermings- en ontslagprocedures. Zo vereist reorganisatieontslag voortaan toestemming van een sectorale Ontslagcommissie en het bepalen van boventalligheid verloopt via de spelregels in het Burgerlijk Wetboek en de Ontslagregeling.  Als gevolg van de Wnra geldt met ingang van 1 januari 2020 een nieuwe “privaatrechtelijke” cao-tekst voor gemeenten, die voldoet aan de Wet op de cao. Hiermee zijn de CAR-UWO (voormalige model arbeidsvoorwaardenregeling voor gemeenten) en de Arbeidsvoorwaardenregeling Den Haag (ARG) vervallen. In 2019 is een tweejarige cao afgesloten (2019-2020). Een deel van de loonafspraken is in 2019 doorgevoerd en een deel wordt in 2020 doorgevoerd. We nemen deel aan een werkgroep op het terrein van sectoraal vitaliteitsbeleid.